如何選擇HR軟件？
當(dāng)越來越多的企業(yè)將眼光投向HR軟件，希望它能為企業(yè)帶來新的活力時，他們面對的是紛繁的產(chǎn)品和各類供應(yīng)商。于是，HR經(jīng)理們輾轉(zhuǎn)于各軟件商的產(chǎn)品演示會，希望貨比三家，找到適合企業(yè)的系統(tǒng)。要選擇一套真正能與企業(yè)相匹配，以提升管理的系統(tǒng)，企業(yè)首先要做的是了解自己。了解自身需求
企業(yè)首先要明白的是，我們的企業(yè)是否需要HR軟件?為什么需要?企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件條件和期望是什么。如果不清楚這些，企業(yè)的選擇將是盲目和無效的。
如果你的企業(yè)只需要將一些純事務(wù)性的工作簡單化，如考勤、計算薪資，那么一個簡單的模塊即能滿足需求。
如果企業(yè)希望規(guī)范HR部門的業(yè)務(wù)流程，提升整體人力資源管理的績效，如招聘、業(yè)績評估、培訓(xùn)、員工職業(yè)計劃、離職、員工自助服務(wù)等，則一個完整的HR軟件系統(tǒng)應(yīng)是首選。如果企業(yè)有內(nèi)部網(wǎng)，或者能與互聯(lián)網(wǎng)連接，那么eHR是很好的方式。
企業(yè)性質(zhì)不同，對HR系統(tǒng)的要求也不同。國有企業(yè)與外資企業(yè)比較，國有企業(yè)的工資計算較簡單，外資企業(yè)的工資計算復(fù)雜得多;而國有企業(yè)的上級監(jiān)管力度較大，查詢及報表功能需要比較強。
在選擇系統(tǒng)時，需要充分考慮員工的意見。因為你的系統(tǒng)很大程度上是為員工服務(wù)，若沒有員工的參與和配合，無法獲得成功。德國大眾汽車教練公司在導(dǎo)入系統(tǒng)前成立了一個項目小組，其中就包括了12名員工。大眾為了保證系統(tǒng)帶來的改變能在企業(yè)內(nèi)不受冷遇，所有涉及到的部門和員工從一開始就被納入項目中。
如果企業(yè)有充足的預(yù)算可先找專業(yè)咨詢公司為企業(yè)作診斷，由專業(yè)咨詢機構(gòu)對企業(yè)的人力資本構(gòu)成現(xiàn)狀及其期望效果預(yù)先進行分析，然后“對癥下藥”。愛立信中國14家獨資或合資公司在引入系統(tǒng)時就是由普華永道來操作。
其實明確自身需求的同時，企業(yè)亦是對自己的人力資源管理作了一番梳理。對此，成功導(dǎo)入嘉楊人力資源管理系統(tǒng)的上海貝爾有限公司人力資源管理項目負責(zé)人葉先生深有體會：“對一家企業(yè)來說，實施軟件前一定要有指導(dǎo)思想，至于技術(shù)細節(jié)的東西可以請軟件商給予解決，但企業(yè)實施的指導(dǎo)思想、遠景目標(biāo)應(yīng)該是確定的。”
只有對自己的需求、條件、期望有充分了解，才是成功實施的良好開端。而且，一個項目若要獲得管理層的支持，包括預(yù)算、人力、時間、權(quán)力等方面的具體支持，必須能夠合理解釋實施的成本和能夠帶來的效益。另一方面，企業(yè)的需求和目前狀況可能差距甚遠，當(dāng)你明白自己的需求，對供應(yīng)商來說他可以知道哪些能夠做到，哪些不能做到，應(yīng)該如何解決。而且沒有一家供應(yīng)商能夠幫助企業(yè)解決其所有問題，如果有供應(yīng)商對企業(yè)要求全部答應(yīng)，說：“沒有問題，這些我都可以做到。”請企業(yè)小心了。
多方考察產(chǎn)品
了解了自己，然后就是對于軟件產(chǎn)品的考察，主要有以下幾點，一是功能、二是技術(shù)跟進和售后服務(wù)、三是供應(yīng)商的信譽。
功能方面主要包括系統(tǒng)模塊的完整性、系統(tǒng)功能及報表的靈活性和智能化、系統(tǒng)的安全性、系統(tǒng)的兼容性和開放性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性。功能方面的考察方式主要是看介紹資料和產(chǎn)品演示，比如了解既可作為一個完整的系統(tǒng)使用，也可將模塊拆分單獨使用，在必要時還能擴展集成。如果是基于網(wǎng)絡(luò)的eHR，則需要軟件的網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)，如支持集團型企業(yè)用戶，提供異地、多級、分層的數(shù)據(jù)管理功能;日常管理不受物理位置限制，可在任何聯(lián)網(wǎng)計算機上經(jīng)身份驗證后進行操作;為非 HR部門人員提供基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用;員工在允許權(quán)限內(nèi)可在線查看企業(yè)及個人信息，與HR部門進行電子方式的溝通等;允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看下屬員工的人事信息，審批員工的培訓(xùn)、請假、休假等申請，在線對員工進行績效評估;總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置及成本變動情況、薪資平衡表、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息。
值得一提的是，對方產(chǎn)品介紹中某些打動你的地方，一定要在看產(chǎn)品演示時候深入了解。更要結(jié)合自己的需求來看產(chǎn)品演示，注重實用性。不要被一些面兒上的東西迷住了眼睛，一定要深究其功能，有時不妨提出具體的問題讓對方當(dāng)場解決。
對系統(tǒng)的安全性，如各級權(quán)限的設(shè)定、變更、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能等等，軟件供應(yīng)商都已經(jīng)考慮，在這方面可以請公司IT部門的人員幫助了解對方在安全方面的措施。
對于系統(tǒng)的兼容性和開放性方面，如是否提供功能強大的數(shù)據(jù)接口，輕松實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出及與外部系統(tǒng)的無縫連接;可方便引入各類Office文檔，并存儲到數(shù)據(jù)庫中，規(guī)范、安全，這些大中型軟件都會在設(shè)計中考慮到。對于和其他應(yīng)用軟件的接口方面可以通過了解對方以前給其他用戶做的接口來判定;對于數(shù)據(jù)庫的兼容性和跨平臺的性能，最好要有案例或者充分的測試，以避免把自己當(dāng)成實驗用戶。對于系統(tǒng)的穩(wěn)定性的判定通常可以先從軟件的開發(fā)時間、以及用戶使用后的反應(yīng)來考察，一套成熟的軟件一定能在使用中體現(xiàn)。
最好能夠請軟件商提供一些成功案例的操作，這樣企業(yè)一方面可以更深入了解系統(tǒng)的實踐情況，另一方面也可為自己在實施時提供充分的參考。
通過上述這些考察，基本上就可以了解對方的產(chǎn)品性能。但是軟件還有一大部分是服務(wù)，因此還要重點考察的是對方的技術(shù)跟進能力和售后服務(wù)能力，再好的軟件也要服務(wù)。首先是軟件實施期間的服務(wù)，一個項目本來2-3個月可以完成并通過驗收，如果由于缺乏經(jīng)驗拖延很久，易造成損失。
最關(guān)鍵的是供應(yīng)商的信譽。供應(yīng)商良好的信譽是企業(yè)得到良好服務(wù)的保證。也許企業(yè)認(rèn)為有合同就行了，但是在軟件項目的進行中人為的變數(shù)非常多，有時是合同也解決不了的，只能靠供應(yīng)商良好的商業(yè)信譽和完善的售后服務(wù)體系為保證。試想，如果企業(yè)買了軟件之后因為服務(wù)跟不上而遲遲不能全面使用系統(tǒng)或用了以后又經(jīng)常影響正常的使用，最后由于問題總也不能解決而被迫用了2年就改換別的系統(tǒng)，到時只能后悔莫及。因此，考察對方商業(yè)信譽這一步不可省略。
HRMS eHR ASP
以上談的都是如何選擇HR軟件系統(tǒng)，即傳統(tǒng)的基于C/S結(jié)構(gòu)的HRMS。如果企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)條件許可，eHR也是不錯的選擇。因為員工自助服務(wù)能功能的具備，將可使企業(yè)的管理上一個臺階，尤其對于那些跨幾個地區(qū)國家的集團型企業(yè)。
另一方面，隨著國內(nèi)ASP服務(wù)環(huán)境的成熟， ASP服務(wù)供應(yīng)商的多樣化，一些中小企業(yè)也可以選擇ASP服務(wù)模式。例如目前的招聘網(wǎng)站就是招聘模塊的ASP方式，51job、ChinaHR及 Zhaopin就是這方面的典型代表。自去年以來，這三大招聘網(wǎng)站都在宣布自己要朝人力資源管理的ASP進軍，并都已向自己的客戶推出不同層次的會員制招聘管理系統(tǒng)的ASP服務(wù)。當(dāng)然，在業(yè)內(nèi)還有一類人可以充當(dāng)HR軟件的ASP，即軟件提供商自己從事這個事業(yè)的公司也不少。北京奇正公司就與光華冠群合作，為企業(yè)提供薪資ASP服務(wù)。SAP也正與合作伙伴共同準(zhǔn)備推出中小企業(yè)HR軟件的ASP服務(wù)。
一套好的、“量體裁衣”的系統(tǒng)和其后續(xù)服務(wù)價值不菲，而且當(dāng)企業(yè)開始籌劃引入人力資源管理系統(tǒng)時，期望的是革新自身的管理現(xiàn)狀，所以失敗所帶來的不僅是物質(zhì)上的損失。三思而后行，才能盡量讓風(fēng)險減到最低。
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