對學(xué)校檔案信息化的一些思考
一、加強學(xué)校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計算機軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和各類輔助設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應(yīng)的計算機、掃描儀、光盤刻錄機和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)功能，具備同其他數(shù)據(jù)庫進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)之間的檔案信息存儲、交換的順利進行。
二、加強學(xué)校檔案信息資源建設(shè)
檔案資源是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學(xué)校教學(xué)、科研及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，是學(xué)校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)是把室藏檔案資源數(shù)字化，其核心內(nèi)容是將各種形式的檔案信息，通過計算機、掃描儀等設(shè)施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足社會對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學(xué)校檔案部門信息服務(wù)的發(fā)展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發(fā)特色專題檔案數(shù)據(jù)庫，不斷完善檢索工具，促進檔案信息的開發(fā)和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關(guān)學(xué)校的信息，通過對信息的采集、整合、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)管理提供信息服務(wù)。
三、加強學(xué)校檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新
隨著檔案數(shù)字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發(fā)生了改變，利用者通過網(wǎng)絡(luò)、計算機等現(xiàn)代化手段利用檔案，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發(fā)生改變，檔案管理模式也在從傳統(tǒng)的實體管理模式向著信息管理、知識管理、數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，因此，檔案部門必須用創(chuàng)新的服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工操作管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。
四、加強學(xué)校檔案信息安全保障體系建設(shè)
檔案信息的安全性是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案部門應(yīng)把檔案信息的安全放在突出的位置，加強對檔案信息管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備的管理，做好對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行定時的異地備份工作，確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。在內(nèi)部管理系統(tǒng)中，檔案部門應(yīng)制訂電子檔案全過程管理制度和信息安全責(zé)任制度，設(shè)置不同的工作權(quán)限和查詢權(quán)限，加強檔案網(wǎng)上利用的身份認(rèn)證和密鑰管理，確保不同權(quán)限的人查看不同檔案內(nèi)容的信息。
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