數(shù)據庫在會計專業(yè)中的作用
會計專業(yè)的學生要學習《會計電算化》這門必修課，會計電算化的教學內容往往側重于會計軟件的操作，有時會涉及到數(shù)據庫的相關知識。那么，《數(shù)據庫》這門課對于會計專業(yè)的學生來講如何講授呢?筆者從事《會計電算化》和《數(shù)據庫》的教學多年了，發(fā)現(xiàn)會計專業(yè)的學生對《會計電算化》這門課的重視程度遠遠大于《數(shù)據庫》，在數(shù)據庫的學習中，經常有學生問，學習這門課有什么用?
的確，會計專業(yè)的學生對計算機的學習僅僅局限于計算機的操作上，對計算機的其它知識知之甚少，甚至認為沒有必要去學習。我卻不這樣認為，以我講授《Access數(shù)據庫》為例，會計專業(yè)的學生學習一點數(shù)據庫的基本知識和操作，不僅學習了一門新學科，還可以加深對電算化會計這門學科的更深層次的認識，從理論上進一步理解會計軟件規(guī)范化操作的含義，同時還可以拓寬相關經濟學科的學習思路。
首先，明確數(shù)據庫的含義，從數(shù)據庫的角度深入理解電算化會計信息系統(tǒng)的概念。
會計專業(yè)的學生沒有必要學習復雜的數(shù)據庫理論及編程，但是學會數(shù)據庫的基本概念和操作卻大有益處。Access數(shù)據庫是一個小型數(shù)據庫信息處理系統(tǒng)，它是Office的組件之一。它的強大功能主要體現(xiàn)在：數(shù)據表操作簡單、易學易懂;可以通過向導創(chuàng)建表、查詢、窗體及報表;可以有效管理、分析數(shù)據等等。讓會計專業(yè)的學生通過學習Access數(shù)據庫的基本知識來了解電算化會計信息系統(tǒng)是非常實用的，可以起到事半功倍的效果。
數(shù)據庫是按照一定關系組織起來的有聯(lián)系的數(shù)據集合，在一個數(shù)據庫中，所有的數(shù)據相互關聯(lián)，構成了一個結構嚴謹、管理嚴密的信息系統(tǒng)。會計數(shù)據通常是指記錄下來的會計事實，是產生會計信息的源泉。會計數(shù)據數(shù)量龐大，分布在企業(yè)不同的業(yè)務部門，涉及到企業(yè)經營的各個方面，需要經過會計部門的不斷加工、處理才能形成有用的會計信息，因此，會計是一個信息系統(tǒng)，它所服務的對象是現(xiàn)代企業(yè)組織，它向與企業(yè)利益相關的各個方面?zhèn)鬟f以財務信息為主的經濟信息。那么，怎樣把二者結合起來呢?
會計數(shù)據主要包括會計憑證數(shù)據、會計賬簿數(shù)據和會計報表數(shù)據，從手工會計核算上來看，它們之間的聯(lián)系是：首先取得反映經濟業(yè)務發(fā)生的原始憑證，然后根據審核無誤的原始憑證登記反映會計要素增減變化的記賬憑證，再根據記賬憑證登記賬簿，最后根據賬簿信息編制會計報表。電算化會計則強調數(shù)據的輸入、處理和輸出這一流程，會計信息由輸入會計數(shù)據、保存會計數(shù)據和信息、會計數(shù)據的處理和變換以及輸出會計信息構成，它是一種有序排列的結構。從這點來看，把數(shù)據庫基本知識與會計信息系統(tǒng)結合起來，學習一些簡單的數(shù)據庫操作，可以讓會計專業(yè)的學生明確學習數(shù)據庫的意義，了解會計電算化系統(tǒng)的開發(fā)原理。
其次，學習、認識數(shù)據表，幫助學生認識會計數(shù)據所包含的基本內容及存儲方式。
創(chuàng)建了一個“庫”之后要在里面存放數(shù)據并對數(shù)據進行管理，這就是“數(shù)據表”它是數(shù)據庫的基礎。數(shù)據表是按行和列組織起來的數(shù)據集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的數(shù)據放在表中。例如，在會計核算中首先要根據原始憑證編制記賬憑證，在一張記賬憑證中不僅包含經濟業(yè)務發(fā)生的時間、內容摘要，還包含了經濟業(yè)務引起的會計要素的增減變化，即會計科目的內容和數(shù)量的變化等等，所有這些數(shù)據都可以放在一張數(shù)據表中，那么，這些數(shù)據如何在數(shù)據表中表現(xiàn)出來呢?
現(xiàn)實世界中客觀存在的事物一般都有多個屬性特征，一項經濟業(yè)務的發(fā)生在會計記錄中可以表現(xiàn)為“發(fā)生時間”、“內容摘要”、“會計科目”、 “金額”、“附件張數(shù)”、“責任人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關系型數(shù)據庫由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示數(shù)據的某一個屬性，在數(shù)據表中稱為“字段”;表中的每一行表示一個具體的屬性值，在數(shù)據庫表中稱為“記錄”。把發(fā)生的經濟業(yè)務記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”(即經濟業(yè)務發(fā)生的時間)、“摘要”、“會計科目名稱”、“借方金額”、“貸方金額”等內容，它們是一張數(shù)據表中的幾個字段，它們從不同方面表明了一項經濟業(yè)務的屬性，在數(shù)據表中表現(xiàn)為不同的列;而這項經濟業(yè)務發(fā)生的具體內容則以“行”的形式表現(xiàn)在表中，有多少筆經濟業(yè)務就有多少這樣的“行”，它們被稱為數(shù)據表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是通過這樣的“表”表現(xiàn)出來的。如果開發(fā)一個會計核算信息系統(tǒng)，首先就要設計表現(xiàn)和保存這些數(shù)據的“數(shù)據表”。如果操作財務軟件，就要明白輸入的會計數(shù)據保存在哪里了，它們是怎樣被保存的。
再次，通過數(shù)據表的操作，學習數(shù)據的屬性，讓學生更進一步理解會計數(shù)據的內涵，進而能規(guī)范會計軟件的操作。
明白了數(shù)據表的概念之后，還要學習一個重要概念：數(shù)據的類型。定義數(shù)據類型的目的是區(qū)別不同數(shù)據在輸入時的不同要求，即要遵循的相應規(guī)則。例如，在輸入會計憑證中的摘要信息時，要明確輸入的是“文本型數(shù)據”，就要按照文本型數(shù)據的輸入要求進行操作;輸入借方、貸方的金額時，就要按照“數(shù)字型數(shù)據”的輸入要求輸入數(shù)字，而不能輸入文本。
設計了數(shù)據的類型，還要對不同數(shù)據類型的數(shù)據進行屬性的設計。如定義數(shù)據的取值范圍，在數(shù)據表中就是定義字段的大小。這時，我們可以拿一張真實的會計憑證讓學生去體會。在一張會計憑證中要記錄會計要素的貨幣指標，但是標準的憑證上金額指標只精確到兩位小數(shù)，最大值只能到百萬。在這個實例操作中，讓學生計算這個數(shù)據的大小，很多學生得出9。這個數(shù)據正確嗎?從數(shù)學角度講完全正確，但從計算機角度講卻是錯誤的，為什么?因為在計算機中，小數(shù)點也要占用一位，那么在定義這個數(shù)據的字段大小時，就要設置為10。通過這樣一個簡單的例子，學生很快明白了以下問題：
1、不同的數(shù)據可以通過定義其類型進行區(qū)分。明確了這一點，學生在輸入數(shù)據時不會輸入非法數(shù)據。例如輸入貨幣指標時不能輸入文本。
2、不同類型的數(shù)據其屬性是不同的，可以通過定義其屬性提高數(shù)據輸入的準確性。例如，一般情況下輸入會計憑證時不允許逆時，即輸入下一張憑證時其業(yè)務時間不能小于上一張憑證的業(yè)務時間，要對這一點進行正確性驗證，可以為其定義有效性規(guī)則即可。
這些問題都可以反映在會計軟件操作的規(guī)范性上，學生學習了數(shù)據表的相關操作之后，理解了數(shù)據表的設計原理，對會計軟件的規(guī)范化操作要求就有了更深的認識，會計專業(yè)學生深厚的會計知識就很容易融合在數(shù)據庫知識中。
最后，學習了數(shù)據庫和數(shù)據表之后，要創(chuàng)建數(shù)據表之間的關系，在這個學習階段，可以通過創(chuàng)建會計科目表與其它表之間的關系加深對數(shù)據庫的認識。
在電算化會計軟件的操作中，首先要進行賬務系統(tǒng)的初始化，賬務系統(tǒng)的初始化是指將通用會計軟件轉化成適合本單位會計核算需要的專用會計軟件、將手工會計業(yè)務數(shù)據移植到計算機中等一系列的準備工作。在此除了要設置具體核算規(guī)則和方法外，還要輸入有關的基礎數(shù)據。在數(shù)據庫的教學中可以此為突破口，通過建立數(shù)據表之間的關系，深入講解數(shù)據之間的鉤稽關系。例如，數(shù)據庫中有一個重要的規(guī)則“參照完整性規(guī)則”，它屬于數(shù)據庫的表間規(guī)則系統(tǒng)，用于控制數(shù)據的一致性。在Access中使用這個規(guī)則系統(tǒng)可以確保相關表中記錄之間的有效性，對于一個數(shù)據庫中的相關表，如果只對其中的一個表進行插入、更新或刪除操作，就會影響到數(shù)據的完整性。以會計科目表為例，進行會計核算首先要創(chuàng)建“會計科目”表，這一張數(shù)據表非常重要，任何單位在設計會計制度時首先要明確其進行會計核算所需要的會計科目，這是會計核算的基礎。在電算化會計系統(tǒng)中它是一個數(shù)據字典，填制記賬憑證、登記各種賬簿、編制報表都要以此為依據的。因此，在一個會計核算系統(tǒng)中，會計科目表與其它數(shù)據有著密切的聯(lián)系。
一個數(shù)據庫不能只含有一張表，它由一系列表組成，更為重要的是這些表之間是有關系的，在數(shù)據庫中我們把這些關系分為三種：一對一關系、一對多關系、多對多關系。在創(chuàng)建會計科目表的過程中，要讓學生找出會計科目表與反映記賬憑證的數(shù)據表、反映各種賬簿的數(shù)據表之間的關系。例如，在會計科目表中必須創(chuàng)建“會計科目編碼”字段、“會計科目名稱”，其它可根據需要創(chuàng)建，在此應當明確“會計科目編碼”的含義，在手工會計系統(tǒng)，會計科目編碼的意義不很明顯，但是在電算化會計系統(tǒng)中會計科目編碼是數(shù)據處理的關鍵字，它便于檢索、分類及匯總，可以提高輸入速度，減少工作量。如果在會計憑證中輸入了一個在會計科目表中不存在的科目編碼，軟件就會提示這張憑證輸入錯誤，這一點在任何會計軟件中都如此，那么，這個驗證是怎么實現(xiàn)的呢?這就是“參照完整性”規(guī)則在起作用，首先在“會計科目”表與“會計憑證”表之間通過“會計科目編碼”字段創(chuàng)建一個“一對多”的關系，然后實施“參照完整性”規(guī)則，“會計科目編碼”字段在會計科目表中是主鍵，在會計憑證表中是外鍵，參照完整性規(guī)則要求不能在相關表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵的值，這樣在輸入會計憑證時就不會出現(xiàn)非法數(shù)據，保證了數(shù)據的有效性。以此類推還可以創(chuàng)建其它表之間的關系，充分體現(xiàn)了會計數(shù)據之間的內在聯(lián)系，保證會計信息的真實完整。
通過以上學習，學生運用會計軟件時，不僅能規(guī)范化操作，還能知道這樣做的原因，從而激發(fā)其對數(shù)據庫這門課的興趣。在《Access數(shù)據庫》中還可以利用其本身自帶的示例數(shù)據庫“羅斯文商貿”數(shù)據庫深入講解，拓寬學生相關經濟學科的視野。因此，會計專業(yè)的學生學習一點數(shù)據庫知識具有現(xiàn)實意義。
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