落實任務(wù)制作日程卡
一、接受任務(wù)
一批或一次任務(wù)通常都是通過傳真、電話、領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭安排等形式下達。
二、制定接待方案
根據(jù)客人目的、活動時間和領(lǐng)導(dǎo)要求等由接待人同會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門擬訂接待方案，然后報相關(guān)同志審閱。接待方案一般由以下部分組成：活動時間、活動地點、活動內(nèi)容、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、活動承辦人和接待人員等7個部分。
在制定接待方案的同時，要預(yù)先聯(lián)系預(yù)留接待任務(wù)需要的客房、餐廳、會議室等，以保證方案制定后可以得到落實。
三、方案送審
將制定好的接待草案報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，修改定稿。
四、安排落實任務(wù)
接待方案確定后，及時將方案報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門并與相關(guān)賓館聯(lián)系確認接待任務(wù)需要的房間、會議室、就餐地點、會標、房內(nèi)鮮花水果配備等。將任務(wù)落到實處
五、制作日程卡
重要接待任務(wù)，要在接待方案的基礎(chǔ)上，制作打印接待任務(wù)日程卡。
六、迎接
一般應(yīng)根據(jù)來賓身份、職務(wù)、目的等綜合考慮由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)或職務(wù)相宜人員迎接。接待工作人員應(yīng)準確了解來賓所乘交通工具的車次、路線及抵達時間。做好迎接安排。
七、安排會議室或會見
根據(jù)參加人員多少或會議形式安排適當?shù)臅h室，并準備席卡、話筒、鮮花、文件夾等。會議室一般不安排水果，除礦泉水外也不安排其它飲料。
八、宴請安排
一批客人原則上只安排一次宴請。陪員應(yīng)盡量減少。宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。
九、參觀考察
工作考察參觀由對口業(yè)務(wù)處室、部門具體負責安排。接待人員具體負責做好相關(guān)銜接工作，并重點安排旅游景點的參觀活動。
十、送行
客人離開，應(yīng)根據(jù)需要恰當安排送行。送別地點可以視情靈活作出安排。既可以到車站、機場送行，又可送至某、某地（某）交界處，也可以在客人下榻的賓館送別。
十一、資料歸檔
一批任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)任務(wù)的等級及重要程度及時做好資料收集整理、核實歸檔工作，便于以后工作中查閱。
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