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行政檔案管理制度

時間：2025-12-08 15:07:59 行政

行政檔案管理制度

　　在當下社會，制度使用的頻率越來越高，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編幫大家整理的行政檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

行政檔案管理制度

行政檔案管理制度1

　　檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄,是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

　　第一節檔案范圍

　　公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

　　其中,文件包括:規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

　　第二節檔案分類及編號

　　一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類:

　　1、行政類

　　2、財務類

　　3、人事類

　　4、業務類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

　　三、檔案編號以'一案一號'為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。

　　四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。

　　第三節機要檔案

　　一、機要檔案按其內容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。其中:

　　二、劃分標準:

　　絕密檔案包括:

　　公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。

　　機密檔案包括:

　　1、財務資料;

　　2、公司重要會議紀要;

　　3、公司經營情況;

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

　　5、技術資料;

　　6、金額在10萬-100萬元的合同。

　　秘密檔案包括:

　　1、重要項目資料;

　　2、項目合同協議。

　　第四節檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

　　第五節保存期限

　　檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外,一律按照下列規定辦理:

　　一、永久保存:

　　1、公司章程;

　　2、股東名簿;

　　3、股東會、董事會、監事會會議紀要;

　　4、公司證照;

　　5、各級批文;

　　6、印鑒;

　　7、公司年度經營計劃;

　　8、公司年度經營總結;

　　9、年度財務報表;

　　10、技術資料;

　　11、不動產所有權狀及其他債權憑證;

　　12、人事資料;

　　13、大型活動圖片、音像資料;

　　14、其他核定須永久保存的文書。

　　二、十五年保存:

　　1、會計憑證;

　　2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的`保存期限按國家相關規定執行)

　　三、五年保存:

　　1、期滿或解除的合同協議;

　　2、完結后的項目方案;

　　3、其他經核定須保存五年的文書。

　　四、一年保存:

　　1、部門工作計劃及工作總結;

　　2、完結后的部門請求報告;3、完結后無長期保存必要文書。

　　五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

　　第六節保管部門

　　一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

　　二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

　　四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。

　　第七節檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

　　二、公司章程,股東會、董事會、監事會會議紀要、決議,應自簽發之日起三日內移交總經辦。

　　三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

　　四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

　　六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經辦留存一份。

　　第八節檔案調閱

　　一、因工作需要需調閱檔案時,須填寫《檔案調閱申請單》(附表3),并經相應核準人核準后方可調閱。

　　二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準,跨部門檔案調閱須總經辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

　　三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,將檔案調出,供調檔人查閱。

　　四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

　　七、如調檔內容更改、調檔時間延長,應按調檔程序重新辦理。

　　第九節檔案銷毀

　　一、超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經相應核準人核準后方可銷毀。

　　三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經辦指定專人監督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。

　　五、檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

　　六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經辦一份。

　　第十節其他

　　一、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

　　二、所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。

　　四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經辦統一編號。

　　六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

行政檔案管理制度2

　　一、行政村檔案室管理制度

　　1、各行政村應設立專門檔案室和保管檔案的櫥柜，對本村檔案實行集中統一管理。

　　2、行政村檔案管理員原則上由各村文書兼任，除檔案管理員外，其他人員不得隨意進入檔案室。

　　3、村檔案室應具備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等相關條件。

　　4、村檔案管理人員應每季度對室藏檔案進行一次專項檢查核對工作，做到賬物相符。

　　二、行政村文件材料立卷歸檔制度

　　1、凡村黨支部、村民委員會及所屬單位在工作活動中形成的，具有查考保存價值的各種文件材料，都應歸檔保存。

　　2、列入歸檔范圍的各類文件材料應按要求及時向村檔案室移交歸檔，重要文件材料應在形成的當天移交，任何組織和個人不得隨身攜帶或據為己有。

　　3、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，檔案制成材料應符合檔案長期保管的要求。

　　4、文件材料歸檔時，交接雙方應在清點完畢后辦理移交手續并在移交清冊上簽字。

　　三、行政村檔案借閱利用和保密制度

　　1、村級檔案一般不提供對外借閱，確需借閱的需經村主要領導審批同意，并填寫《檔案查閱利用登記簿》。

　　2、除國家法律法規另有規定外，外單位人員借閱或查閱有密級和涉及村民隱私的檔案，需村主要領導審批同意。

　　3、檔案借閱人必須愛護檔案，并遵守國家有關保密規定，不得損害國家、社會、集體和村民的合法權益。對破壞檔案或造成檔案泄密的，按國家有關法律法規予以處罰。

　　四、行政村檔案鑒定銷毀制度

　　1、對已到保管期限的檔案，由村兩委聯席會進行鑒定；對經鑒定確無保存價值的檔案進行登記造冊，經村主要領導簽字同意后予以銷毀。

　　2、村級財務檔案銷毀前，需經村賬鎮中心和鎮財政所共同審核，查明無誤并簽字后，通知所在村主要領導批準銷毀。

　　3、檔案銷毀時應有兩人以上同時在場監銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀清冊應歸檔并永久保存。

　　4、檔案銷毀清冊應并逐份登記每份文件的`標題、文號、制發單位、形成時間等信息。

　　五、行政村檔案管理責任追究制度

　　出現下列行為的，將根據情節輕重，對現任人進行批評教育或其他相應處理；構成犯罪的，按法律規定追究刑事責任：

　　1、損毀、丟失或擅自銷毀檔案的；

　　2、擅自提供、抄錄、復制保密檔案的；

　　3、將應當歸檔的文件、材料據為己有，拒絕歸檔的；

　　4、涂改、偽造或出賣、轉讓檔案的；

　　5、管理人員因管理不善造成損失的。

　　六、鎮黨政綜合辦負責全鎮行政村檔案工作的日常指導，監督。

行政檔案管理制度3

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢跟進;

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的`資料:

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

行政檔案管理制度

行政檔案管理制度4

　　本公司素以嚴格規范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規范和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。

　　常言道:'沒有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業管理服務的保證,要使該物管區域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。

　　概括地說,這些制度包括兩大方面:

　　一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業服務的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學、規范。

　　二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。

　　一、規章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業管理委托合同為基礎,物業管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規范化,以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。

　　2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業管理的.具體特點和要求,并導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系,對整個規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實際,操作性更強。

　　3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。

　　4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發員工工作熱情。

　　5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環節,用制度使其環環相扣,做到有序規范的運作,協調一致。

　　6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執行。

　　(規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規章制度的執行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的,對相關記錄進行規范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。

　　三、物業管理檔案的分類

　　1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。

　　2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:

　　(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統一格式。

　　(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業管理檔案資料。

　　(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。

　　3、x區行政中心是某某區政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。